知らなきゃ損！お得なクラウドサービスをフル活用して運営をスマートに

公益社団法人・財団法人、一般社団法人・財団法人、NPO法人、そして町内会などの任意団体の皆様、日々の運営事務やメンバー間の情報共有でこんなお悩みを抱えていませんか？

「活動資金が限られているので、高いITツールは導入できない」

「メールや資料の共有、スケジュール管理をもっと効率化したい」

「毎年の役員交代やメンバーの入れ替えで、引き継ぎがいつも大変……」

実は、多くの非営利団体が「本来なら有料の優れたクラウドサービスを、格安（または無料）で利用できる特別な仕組み」があることをご存じでしょうか。

今回は、非営利団体向けプランの存在と、それを組織でスムーズに使いこなすためのポイントを解説します。

1. 驚くほどお得！非営利団体向けの特別プランとは？

世界的なIT企業や国内の大手システム会社は、社会貢献活動を支援するために、非営利団体限定の特別プランを用意しています。

Google Workspace（非営利団体向けプログラム） 独自ドメインのメールアドレスやGoogleドライブの大容量ストレージなど、ビジネス向けの高機能ツールを無料または格安で利用できます。
サイボウズ Office（チーム応援ライセンス） 通常は1ユーザーごとに月額費用がかかるグループウェアが、非営利団体（任意団体含む）であれば最大300ユーザーまで「年額9,900円（税込）」という破格の安さで利用可能です。

これらを導入すれば、限られた予算の中でも、大手企業並みの安全で効率的な事務環境を整えることができます。他にも非営利団体向けの割引サービスを提供しているものはかなりあります。

2. 適用（審査通過）を受けるためには「ちょっとしたコツ」が必要

「そんなに良いプランがあるなら、今すぐ申し込もう！」と思っても、実は誰でも簡単にスタートできるわけではありません。

これらのプランの適用を受けるためには、運営元（または認証パートナー機関）による「本当に支援対象となる非営利団体か？」という厳格な審査を通過する必要があります。

サービスによってことなりますが、法人格の有無はもちろん、任意団体の場合は「会則・規約の整備状況」や「実際の活動実態を示す書類」の提出が求められます。提出書類の書き方に「ちょっとしたコツ（ノウハウ）」が必要なケースもあり、一度つまづいて申請を諦めてしまう団体様が非常に多いのが実情です。（再審査を申請することもできます。）

3. ツールは「導入してから」が本当のスタート

無事に審査を通過してツールが使えるようになっても、もう一つの大きな壁が待っています。

個人で使うツールなら「アプリをダウンロードして終わり」ですが、組織（複数人）で安全かつ効果的に使用するためには、以下のような綿密な下準備（初期設計）が絶対に不可欠です。

👥 プロビジョニング（アカウントの発行と管理）

メンバー一人ひとりに適切にアカウントを発行し、役職や役割に応じたアクセス権限（「このフォルダは役員のみ閲覧可能」など）を正しく設定する前準備が必要です。

📋 運用ルールの設計

「パスワードの管理方法はどうするか」「個人情報の取り扱いはどうするか」「退会したメンバーのアカウント削除手順は？」といった、組織を守るための共通ルールをあらかじめ決めておく必要があります。

📖 マニュアルなどの下準備

非営利組織には、ITツールに慣れている若い世代から、操作が苦手なシニア層まで幅広いメンバーが在籍しています。全員が迷わず使えるよう、実際の画面に沿った分かりやすいマニュアルの整備やレクチャーが欠かせません。

これらの下準備を怠ると、「誰も使わなくなってしまった」「情報漏洩のトラブルが起きた」という最悪の結果を招いてしまいます。

4. 申請から初期設定、日々の運用まで「Visdom」にお任せください！

「お得なツールを使いたいけれど、申請も設定も難しそうで手が回らない……」

そんなときは、非営利団体の事務支援実績が豊富な「Visdom（ヴィズダムスダム）」にお任せください。事務代行のプロフェッショナルとして、貴団体のデジタル化をトータルでサポートいたします。

🌟 Visdomの安心サポート内容

最適なツール選定と「申請のコツ」を押さえた手続き代行 貴団体の法人格や活動内容に合わせ、審査をスムーズに通すための書類準備から申請までを並走・代行します。
確実なプロビジョニングと初期アカウント設定 組織の体制に合わせ、セキュリティに配慮した権限設定やアカウント発行などの下準備をすべて一括で行います。
ルール策定・専用マニュアルの作成 「これさえ見れば誰でも使える」貴団体専用の分かりやすい運用マニュアルを作成し、メンバーの皆様への定着を支援します。
日々の事務・運用保守代行 毎年の役員交代時のアカウントの入れ替えやパスワードリセットなど、導入後の面倒な管理業務も丸ごと引き受けます。

面倒なシステム業務や事務作業はすべてVisdomに委ねていただき、皆様は本来の目的である「社会貢献活動や地域のための活動」に全力で専念してください。

「うちの団体でも使えるプランはある？」「まずは相談してみたい」という方は、どうぞお気軽にVisdomまでお問い合わせください！