DX成功の鍵は“最初の一歩”の逆算

「とりあえずデジタル化」が失敗する理由。

デジタイゼーションで全てが決まる？

今日はそんな「DXを成功に導く3つのステップ」についてのお話し。

（相談者Cさん） 聞いてくださいよ……。社長に「我が社もDXだ！まずはペーパーレス化から始めろ」って言われて、社内の書類を全部PDFにしてみたんです。そしたら現場から「余計に仕事が増えた！」「前のほうが楽だった！」って大ブーイングを食らいまして……。

典型的な「デジタル化の罠」にハマっちゃったみたいですね。デジタル化が成功するかどうかは、実はその最初の一歩の「出来」で決まります。

（相談者Cさん） えっ、そうなの！？でも「ホームページがないと信用がない」って言われない？

デジタル化には「3つのステップ」がある

まず整理しておきたいのが、私たちが普段「デジタル化」とか「DX」って呼んでいるものには、実は3つの明確な段階があります。

（相談者Cさん） 言葉の意味はわかりました。でも、ステップ1（デジタイゼーション）から順番にやっていくなら、僕の進め方は間違ってないハズじゃ……？

そのPDF、どこにどんな名前で保存しましたか？

（相談者Aさん） えっ……？とりあえず各自の共有フォルダに「議事録最新」とか「資料1」みたいな名前で適当にアップしてもらいましたけど……。

「とりあえず」で適当にデジタイゼーションをやってしまうと、ルール設定がめちゃくちゃになります。現場の実際の業務フローを無視したデジタル化をやると、検索性も悪くなるし、データ形式もバラバラで誰も使えないゴミデータの山ができあがって、結果「紙のほうがマシ」っという、よく聞く失敗パターンです。

（相談者Cさん） う、耳が痛いです……。まさに今その状態です。

デジタル化を成功させるために一番大事なのは、「最終的にどこを目的にするのか」という理想（ゴール）を最初に決めること。

（相談者Cさん） あッ！つまり、「将来こういうデータフロー（デジタライゼーション）で仕事を自動化したいから、逆算して、最初の書類PDF化の段階でこういうフォルダ分けとファイル名のルールにしておこう！」って考えなきゃいけなかったんだ……！

大正解！ ゴールや理想から逆算して、しっかりルールを組んでデジタイゼーションを進めること。 だからこそ、「デジタル化の成否は、最初のデジタイゼーションの出来で決まる」と言っても過言じゃないです。ルール作りや効率のよいツール選びにお困りの際にはご相談ください。