伝わる文章を書くための「テクニカルライティング」3つのステップと執筆のコツ
仕事で報告書や業務マニュアル、企画書などの「ドキュメント」を書く機会は多いですよね。しかし、せっかく書いても「分かりにくい」と言われてしまったり、斜め読みされて重要なことが伝わらなかったりすることはありませんか？
実は、ドキュメントを読む人は「求める情報」も「情報の探し方」も人それぞれ異なり、さらに最初から最後まで全てを読んでくれるとは限らないという大前提があります。
そこで役立つのが、読者や目的に合わせて情報をわかりやすく伝える「テクニカルライティング」という手法です。書き方を工夫することで、読み手の時間を節約し、チームの効率的な情報共有に繋がります。
事務効率の向上はもちろん、審査で読まれる事業計画の作り方にも通じる情報です。
この記事では、テクニカルライティングの基本となる3つのステップと、簡潔で分かりやすい文章を書くための具体的なコツをご紹介します。
ステップ1：伝える情報を整理する
文章を書き始める前に、まずは情報をどのように提示するかを整理しましょう。
情報整理の鉄則は「概要から具体へ」または「全体から部分へ」と分解していくことです。段階を追って知識を付け加えていく構成にすることで、前知識がない人は最初から順番に理解を深められますし、特定の知識だけが欲しい人はその項目だけを拾い読みすることができます。情報を適切に分解することは、読者が情報を探しやすくなることに直結します。
ステップ2：アウトラインを作る
いきなり文章を書き始めるのではなく、構成の骨組み（アウトライン）を作りましょう。
- 情報を洗い出す：まずは順番や表現を気にせず、伝えるべき情報を箇条書きなどで全て書き出します。
- 情報を並び替える：次に、読者がどのように情報を探すか、どのタイミングでその情報が必要になるかを意識して、情報の順番を整理します。
- 見出しを決める：「その見出しの後に何が書かれているか」「どんなときに読む必要があるか」がパッと見てわかるような、適切な見出しをつけましょう。
ステップ3：わかりやすく、簡潔な文章で書く
アウトラインができたら、いよいよ本文の執筆です。「どんな人が、どんな情報を、どのように探すか」という読者の行動をイメージしながら書くことが重要です。
以下の執筆のコツを意識して、文章を磨いていきましょう。
- 重要なことから書く：ドキュメントは一部しか読まれないという前提に立ち、優先順位をつけて重要な情報（結論や注意点など）を先に書きましょう。
- 一文一義で簡潔に：1つの文には、1つの事柄だけを書きます。また、「したがって」などの不要な接続詞は削り、常に短く簡潔にすることを意識しましょう。
- 読者の視点で書く：システム目線ではなく、読者目線に置き換えて書くことで分かりやすくなります。読者の操作は「能動態」、システムの動作は「受動態」で書き分けるのがポイントです。
- 具体的に書く：曖昧な表現は避け、数字や状態を具体的に明記して書き手の意図を正しく伝えましょう。
- 肯定形で書く：否定表現や二重否定（例：「〜以外は削除しないでください」）は理解に時間がかかり、読者の混乱を招きます。「〜だけを削除してください」のように肯定形でスッキリ書きましょう。
- 構造を分かりやすくする：項目を並べる時は「箇条書き」を活用すると、視覚的に分かりやすくなります。また、主語や目的語と述語を近づけたり、係り受けを明確にしたりすることで、誤読を防ぐことができます。
まとめ
ドキュメント作成の前に情報を整理し、読者目線で簡潔な文章を書くよう心がけるだけで、伝わりやすさは劇的に変わります。 文章を書き終えたら、「一文一義になっているか？」「重要なことから書かれているか？」「これ以上短くならないか？」といったポイントでセルフチェックをしてみてください。ぜひ今日からのドキュメント作成に役立ててみましょう！
